lunes, 14 de junio de 2010

Manual de Funciones.



El presente manual se presenta como referencia para el ejecutivo de recursos humanos cuando se le presente alguna situación en la que no se sepa manejar o simplemente saber como se maneja la empresa o recordar algunos conceptos que se olvidan con el tiempo si no se aplican constantemente.

Es imprescindible conocer las especialidades y habilidades requeridas con objeto de cumplir cabalmente con todas las actividades que se necesitan para lograr los propósitos del negocio.

Funciones Especificas.

1. 1. Desarrollar las políticas, planes, programas y proyectos de la División de
Talento Humano con el fin de coordinar estudios, diagnósticos y evaluaciones,
buscando mejorar las condiciones laborales y ocupacionales de los servidores
públicos, así como proyectar las normas y reglamentos tendientes a la adecuada
administración del recurso humano en la entidad.

2. Elaborar su respectivo plan operativo y de acción anual con base en las
políticas y objetivos de la organizacion y presentarlo a consideración de la Subdirección Administrativa.

3. Elaborar su respectivo plan operativo y de acción anual con base en las
políticas y objetivos del Hospital y presentarlo a consideración de la Subdirección
Administrativa.

4. Aplicar las políticas relacionadas con la capacitación, entrenamiento y bienestar
del recurso humano de la entidad, tendientes al mejoramiento del sistema
administrativo y operativo de la misma, teniendo en cuenta las normas vigentes
sobre la materia.

5. Desarrollar y evaluar programas de difusión, promoción y capacitación en
normas sobre procedimientos de higiene, seguridad industrial y salud ocupacional,
con énfasis en la parte preventiva, en coordinación con las instancias
competentes.

6. Adelantar los estudios para la elaboración, actualización, modificación o adición
del manual de funciones y de requisitos, conforme a la planta de cargos vigente,
realizar los análisis ocupacionales y de cargas de trabajo requeridos y velar por el
cumplimiento de lo dispuesto en las normas que regulen la materia.

7. Definir procedimientos para la liquidación de las nóminas de servidores.

8. Definir procedimientos para la liquidación de las nóminas de servidores.

9. Aplicar el régimen interno de control de personal, de ingresos y salidas, el
cumplimiento de la jornada laboral reglamentada, para los empleados.

10. Resolver las consultas y las solicitudes que le sean formuladas por los
servidores de la organizacion, en asuntos de su competencia.

11. Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan a la
naturaleza de la dependencia.

Definición del puesto.

La tarea de encontrar a la persona idónea para un puesto se simplifica si éste se define con claridad desde el inicio: el tipo de funciones y actividades que se deberán ejecutar, así como las habilidades necesarias para desarrollarlas en forma adecuada. La definición del puesto incluye tres fases:

Análisis del puesto.

Aunque un pequeño negocio no posee un diseño tan elaborado como el de las empresas mayores, siempre resulta conveniente seguir procedimientos adecuados en su administración. El análisis del puesto significa exactamente lo que su nombre indica: analizar los trabajos que se deberán llevar a cabo de acuerdo con las actividades necesarias para que las metas de la empresa puedan ser alcanzadas. Resulta pertinente escribir el análisis del puesto, para así establecer los parámetros de desempeño;. éste incluye la recopilación de todos los hechos que guardan alguna relación con el trabajo a desempeñar y así satisfacer las características del perfil laboral.

Análisis del puesto

1. Nombre del puesto:
Clave:

2. Ubicación (localización física, edificio, piso):___________________

________________________________________________________________

Departamento:_________________________________________________

Oficina:_________________________________________________________

3. Jornada de trabajo: __________________________________________

4. Horario de alimentación:______________________________________

5. Horario de descanso:__________________________________________

6. Jefe inmediato superior:_______________________________________

7. Reporta a:

________________________________
Para:

____________________________

8. Puestos bajo su mando: ________________________________________________________________

9. Número de empleados en el puesto:__________________________


Descripción del puesto.

A partir del análisis del puesto se puede obtener una descripción del mismo que corresponde los requerimientos de educación, habilidades o experiencia, responsabilidades del trabajo y la descripción de cualquier condición laboral poco usual. La descripción del puesto proporciona un parámetro para medir qué tanto coincide un candidato con el trabajo a desempeñar.

Perfil del puesto.

Identifica las cualidades personales específicas para desarrollar una tarea. Comprende el tipo de empleado necesario en términos de habilidades físicas, experiencia, educación y otras habilidades que una persona deberá poseer para ser capaz de desarrollar las tareas señaladas con anterioridad.

RECLUTAMIENTO

Es muy importante establecer un proceso formal de reclutamiento que garantice la captación del personal requerido, de acuerdo con los perfiles establecidos para los diversos puestos que la empresa desea cubrir. Existen muchos y diversos medios para reclutar personal en las empresas, cada uno de ellos con sus respectivas ventajas y desventajas; así mismo, cada uno tendrá un impacto sobre el presupuesto que la empresa asigne al área de recursos humanos, por lo cual será necesario determinar el proceso y el costo que se están dispuesto a pagar para llevarlo a cabo. Algunas de las fuentes a las que puede recurrir un empresario en la búsqueda de empleados potenciales son:

• Amistades o parientes de los empleados actuales.
• Empleados actuales.
• Anuncios en periódicos y revistas locales.
• Anuncios públicos fuera de la empresa.
• Escuelas técnicas y universidades.
• Bolsas de trabajo públicas (por ejemplo: Centro Delegacional Promotor del Empleo, Capacitación y Adiestramiento, CEDEPECA, dependiente de la STPS).
• Bolsas de trabajo privadas (por ejemplo: American Chambers, Banir en Internet).
• Sindicatos.
• Empleados anteriores.

Fuentes internas de reclutamiento

La gerencia es capaz de identificar a los empleados que reúnen los atributos necesarios para ocupar los puestos a medida que estén disponibles, un inventario de gerentes ayuda mucho en este caso, de habilidades y de anuncios de vacantes y procedimientos de concurso, estos anuncios, solo son un procedimiento para informar a los empleados que existen vacantes, los concursos por puestos constituye una técnica que permite a los empleados crecer y creer que tienen las habilidades para ocupar el puesto, y así concursar por un puesto anunciado.

Fuentes externas de reclutamiento

Esto significa para una empresa mirar mas allá de sí misma, especialmente cuando esta encontrando su fuerza de trabajo, estas necesidades exigen reclutamiento externo: llenar vacantes en el nivel de ingreso, adquirir habilidades que no poseen los empleados actuales y obtener empleados con diferentes antecedentes que puedan proporcionar nuevas ideas.
Preparatorias y escuelas vocacionales.

• Colegios Comunitarios.
• Colegios y Universidades.
• Competidores y otras empresas.
• Los desempleados.
• Trabajadores empleados por cuanta propia

SELECCION

El proceso de selección de personal es un asunto muy delicado que debe ser cuidadosamente planeado y ejecutado, por lo cual es muy importante que el empresario tenga muy claras las herramientas y técnicas que utilizará, así como el costo que implicará el proceso. El proceso de selección incluye una serie de actividades diseñadas para obtener datos relevantes acerca de un candidato en particular. Estas actividades incluyen:

• Solicitud de empleo: ¿cuál se usará y por qué?, ¿Es necesario diseñar una especial para la empresa?
• Entrevistas: ¿quién las llevará a cabo?, ¿Cómo se realizarán?, ¿Qué información se quiere obtener?
• Exámenes: Existen diferentes tipos de exámenes y entre los más utilizados se encuentran:
• Psicométricos. Pruebas de aptitud, de desarrollo, de habilidad mental, de personalidad, entre otros. ¿Cuáles se usarán?, ¿Quién los aplicará e interpretará?
• Físicos: ¿qué médico los aplicará?, ¿Cuáles se pedirán?
• De conocimientos: ¿quién los diseñará?, ¿Qué información se quiere tener?.
• Investigación de candidatos: ¿en qué consistirá la investigación (teléfono, visitas, entre otros)?, ¿Quién las realizará?

CONTRATACION

Este es un proceso simple si se toman en cuenta los detalles legales que implica, o bien muy complejo y preocupante cuando éstos se pasan por alto. Antes de entablar una relación laboral con un trabajador, es muy importante conocer todos los compromisos legales que este hecho conlleva. Se recomienda considerar y prever todas las acciones a realizar en cada una de las siguientes áreas:

• Formas de contratación y cláusulas especiales del contrato (confidencialidad, traslados, patentes y otras), duración de los contratos, derechos y obligaciones que contraen tanto el empleador como el trabajador, entre otros.
• Relaciones sindicales.
• Requisitos y prestaciones de ley.
• Una vez que se toma la decisión de contratar a un individuo, es importante que el nuevo empleado reciba una orientación adecuada acerca de la empresa y de su área de trabajo para que su integración sea más rápida. Deberá ser presentado al resto de los empleados, enseñarle la localización de las instalaciones y las características de su trabajo específico, así como explicarle las operaciones totales de la empresa, además de sus políticas para que sepa qué es lo que se espera de él.
• La inducción es un factor de gran importancia para la empresa, por lo cual es necesario determinar:
• Las personas que se encargarán de realizarla.
• El material de apoyo que se utilizará en el proceso.
• El momento en que se llevará a cabo.

Se deberá considerar la posibilidad de contar con un manual de inducción que contenga entre otras cosas:


Presentación de la empresa
Permisos

Filosofía de la compañía
Reparto de utilidades

Horarios de trabajo
Políticas de pago

Programa de incentivos por cumplimiento
Apariencia y hábitos personales

Días feriados
Vacaciones

Seguros
Compensaciones


CAMBIO ORGANIZACIONAL Y DESARROLLO DE RECURSOS HUMANOS

¿Qué hacer cuando ocurre un cambio organizacional?

Siempre que ocurre un cambio organizacional, cualquiera que sea la razón hay una resistencia al cambio, y hay algunas formas de reducir dicha resistencia al cambio.

Formas para reducir la resistencia al cambio:

• Crear confianza y respeto: Hablar con la verdad a los trabajadores, exponerles la situación imperante, que exista un trato justo (los resultados se observarán en un lapso bastante amplio).
• Desarrollar comunicaciones abiertas: Evitar rumores, compartir información con los empleados.
• Que los empleados participen: el empleado puede poner su granito de arena en el proceso de cambio, sin embargo, hay que tener cuidado cuando el cambio afectará a la persona, en tal situación, no puede participar en el proceso.

Bienestar.

Programas obligatorios:
- Seguridad social.
- Plan ocupacional.
- Seguridad industrial.

Programas voluntarios.
- Fondo de empleados.
- Transporte.
- Alimentacion.
- Recreacion y deporte.
- Reuniones y celebraciones.

Desvinculacion.

- Notificar desvinculacion.
- Liquidacion de contrato.
- Desafilicion a seguridad social.
- Desafiliacion a parafiscales.
- Emitir constancia.
- Devolucion del carnet.

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